Alleo heeft een Customer Success & Support Team dat jou zal ondersteunen bij elke stap; vanaf de implementatie tot het dagelijkse onderhoud van Alleo. Elke werkgever heeft contact met een vaste Customer Success Manager die die een succesvolle uitrol zal garanderen. Het Alleo Support Team is er om de operationele vragen op te pakken en daarnaast alle vragen vanuit jouw werknemers op te pakken, zodat de workload voor jou en je team beperkt zal blijven m.b.t. het lanceren van Alleo.

Nadat je hebt besloten dat jouw organisatie in zee gaat met Alleo vinden de volgende stappen plaats. Dit proces kan enigszins verschillen afhankelijk van de producten die je afneemt als werkgevers:

1. Implementatie
- Definiëren van de product scope en beleid
- Integratie setup
- Communicatieplanning
- Salarisverwerking
- Review van Alleo platform setup

2. Lancering van het Alleo platform naar de organisatie

3. Monitoring & optimalisatie

Dit is sterk afhankelijk van de grootte van jouw organisatie en de scope van producten die worden aangeboden via Alleo. Over het algemeen zijn de volgende afdelingen betrokken: HR/People, interne marketing/communicatie & de salaris/finance afdeling.

De grootste tijdsinvestering zal zitten in de implementatie en het toewerken naar de lancering van Alleo. Reken hierbij op 20-40 uur aan implementatietijd, verdeeld over de verschillende afdelingen. Nogmaals; deze tijdsinvestering is volledig afhankelijk van de scope en organisatiegrootte. Wil je een extra inschatting krijgen van deze investering, neem dan contact op met je Alleo contactpersoon.

Ja, dat kan! Er is een specifieke sectie binnen het Alleo platform toegewijd aan de communicatie rond bestaande benefits die jouw organisatie al aanbied. Op deze manier kan je alle benefits gerelateerde zaken bundelen op 1 makkelijk toegankelijke plek. Het is daarbij mogelijk om specifieke follow-up acties te koppelen aan deze benefits, zoals:

- Doorverwijzen naar een personeelshandboek met meer informatie over de voorwaarde.

- Doorlinken naar een bestaande 3de partij waarmee jouw organisatie al samenwerkt.

- Het triggeren van een e-mail naar jouw HR/People team.

Je hebt als werkgever maar met één facturatiepartij te maken wanneer je Flexibele benefits aanbiedt via Alleo. Wij bundelen namelijk alle bestedingen van werknemers op de marktplaats op een maandelijkse verzamelfactuur. Daarnaast ontvang je een factuur voor de licentiekosten. Hierbij meer informatie over beide type facturen:

- Licentie factuur: dit zijn de kosten voor het gebruik van het Alleo platform. Deze kosten worden altijd op jaarbasis vooruit betaald en de kosten zijn gebaseerd op het aantal werknemers die toegang hebben tot Alleo. Wanneer er gedurende de contractperiode meer werknemers bijkomen, worden eventuele extra licentiekosten naar rato van de contractperiode gefactureerd.

- Budget factuur: dit zijn de kosten die gemaakt zijn door jouw werknemers op het Alleo platform. In het geval van de salaris uitruil worden de budgetten maandelijks achteraf gefactureerd. In het geval van een gesubsidieerde werkgeversbijdrage worden gealloceerde budgetten vooruit gefactureerd. Wanneer vooruit betaalde budgetten komen te vervallen (bijvoorbeeld wanneer een werknemer uit dienst gaat), vloeien deze budgetten altijd terug naar de werkgever. Je betaalt als werkgever dus nooit voor budgetten die uiteindelijk niet uitgegeven zijn.
‍

Alleo maakt voor elke werknemer die in aanmerking komt een account aan. De benodigde gegevens per werknemer zijn op zijn minst voornaam, achternaam en e-mailadres (privé of werk).

Idealiter wordt deze informatie automatisch opgehaald uit een HR of salarisplatform d.m.v. een integratie met Alleo. Deze integratie zorgt ervoor dat zowel in als uitdiensttredingen automatisch worden verwerkt, waardoor jij als werkgever er geen omkijken meer naar hebt. Alleo heeft integraties met o.a. NMBRS, AFAS, Loket, Personio, BambooHR en HiBob. Kijk hier voor een volledig overzicht van onze integraties. Mocht je een platform gebruiken dat er niet tussen staat, laat het ons weten want wellicht is deze integratie al in ontwikkeling.

Daarnaast krijg je als werkgever toegang tot de Alleo Portal. Dit is een online omgeving waarin je werknemers kan toevoegen of deactiveren, budgetten kan toekennen en inzage krijgt van het gebruik van het platform.

Alleo voldoet volledig aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij implementeren strikte beveiligingsmaatregelen om de privacy en bescherming van persoonlijke gegevens te waarborgen. Onze systemen en processen zijn ontworpen om te voldoen aan de hoogste normen van gegevensbescherming en -veiligheid.

Voor meer informatie hierover verwijzen we je graag naar ons dataverwerkingsovereenkomst.

Via de flexibele benefits module krijgen jouw werknemers toegang tot de volledige Alleo marktplaats aan benefit partners, van sportscholen en maaltijdboxen tot een oppas voor de kids of een opleiding. Als werkgever faciliteer je een budget dat besteed kan worden op deze marktplaats. Dit budget kan een netto bijdrage zijn, of de werknemer doet een bruto/netto loon uitruil met belasting voordeel.

Goed om te weten: om jouw werknemers gebruik te laten maken van abonnementsdiensten (zoals de sportschool) is een vast maandelijks budget nodig. Dit kan al vanaf €10 per werknemer per maand.

Het benefits budget kan op 2 manieren aangeboden worden: als netto bijdrage of als bruto/netto salaris uitruil. In beide gevallen gaat het budget ten koste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Bij het uitruilen zijn er echter geen extra budgetkosten voor jou als werkgever en treedt er zelfs een besparing op van 20% over het uitgeruilde bedrag, aangezien over dit deel geen werkgeverslasten worden betaald. Wil je meer weten over de WKR of een inschatting maken van jouw beschikbare vrije ruimte? Bekijk dan dit artikel.

Sommige benefit bestedingen zijn vrijgesteld, zoals bestedingen gerelateerd aan persoonlijke ontwikkeling. Dit betekent dat deze kosten buiten de werkkostenregeling vallen en als normale bedrijfskosten opgevoerd kunnen worden. Het is mogelijk om in Alleo naast een algemeen benefits budget een budget voor bijvoorbeeld Persoonlijke ontwikkeling aan te bieden, dat alleen besteed kan worden aan benefits binnen deze categorie.

De kosten die hierin gemaakt worden splitst Alleo uit in de facturatie, waardoor het duidelijk is wat wel en niet binnen de WKR geboekt dient te worden. Zo heb je volledige controle over de WKR.

Stel je voor; een werknemer sluit een sportschoolabonnement af via Alleo. Allereerst is er het collectiviteitsvoordeel dat werknemers genieten. Een sportschool abonnement via Alleo is al snel 10% goedkoper dan wanneer je direct bij de aanbieder een contract afsluit.

Daarbovenop betaalt de werknemer (een deel) van de maandelijkse abonnementskosten vanuit haar budget, dat of volledig voor rekening komt van de werkgever of op basis van een loon uitruil betaald wordt. In het geval van uitruilen is er een bruto/netto belastingvoordeel van 40% of meer dat een werknemer krijgt. De combinatie van het budget én het collectiviteitsvoordeel is dus erg voordelig voor de werknemer. En het hoeft jou als werkgever niks te kosten wanneer er wordt gekozen voor de salaris uitruil. In tegendeel, het levert een besparing op van 20% aan werkgeverslasten op het uitgeruilde loon.

Zeker. Je bent wel een eindheffing van 80% verschuldigd over het deel wat fiscaal vriendelijk wordt aangeboden buiten de WKR. Het is echter zo als je dit via een uitruil aanbiedt, je ook alsnog 18% bespaart op de sociale lasten, waardoor je eigenlijk ‘maar’ 62% eindheffing betaalt.

Via de Flexibel Salaris module geef je jouw werknemers meer controle over bestaande salariscomponenten, zoals verlofuren, vakantiegeld, 13de maand of andere extra voorwaarden die jouw werknemers ontvangen. De verschillende salariscomponenten worden gevisualiseerd in het Alleo platform en de werknemer kan acties verrichten m.b.t. deze componenten. Hier volgen een aantal voorbeelden van wat dit in de praktijk betekent:

-Flexibel Verlof: werknemers kunnen bovenwettelijke verlofuren verkopen en aankopen. De bron voor het aankopen is over het algemeen vakantiegeld of een 13de maand, maar kan ook het bruto salaris zijn. Het tarief waartegen een werknemer uren koopt is het bruto uurloon.Wanneer verlof wordt verkocht ontvangt de werknemer de waarde als extra brutoloon.

-Flex Vakantiegeld: werknemers kunnen ervoor kiezen om (een deel van) hun vakantiegeld maandelijks uit te laten betalen, of kiezen voor een grote eenmalige uitbetaling op een moment waarop ze deze extra nodig hebben.

-Flex Pensioen: werknemers ontvangen een maandelijkse bruto pensioenbijdrage. In het Alleo platform maakt de werknemer zelf de keus of deze bijdrage als bruto salaris wordt uitbetaald, of door de werkgever naar haar Brand New Day persoonlijke pensioenspaarrekening wordt overgemaakt.  Let op: dit is geen collectief pensioen, maar een 3de pijler pensioenproduct. De werknemer hoeft over het gespaarde bedrag echter geen inkomstenbelasting te betalen. Deze ontvangt de werknemer terug bij de persoonlijke jaarlijkse belastingaangifte.

Het aanbieden van de flexibel salaris module heeft géén impact op de WKR. Dit is dus een zeer interessante optie wanneer de vrije ruimte van de WKR volledig benut is en je als werkgever toch een mooie uitbreiding op de bestaande voorwaarden wilt aanbieden.

Gezien het feit dat er bestaande salariscomponenten geflexibiliseerd worden, kan deze module volledig kostenneutraal worden aangeboden zonder het aanspreken van nieuwe budgetten.

Het flexibel uitbetalen van vakantiegeld of een 13de maand gedurende het jaar heeft geen fiscale gevolgen. Wanneer een werknemer verlofuren aan of verkoopt kunnen er wel fiscale gevolgen zijn, afhankelijk van de bron, zoals aangegeven in de tabel hieronder.

Het is aan te raden om als bron voor het aankopen van verlof het vakantiegeld te gebruiken, Normaliter gezien, doordat medewerkers wijzigingen kunnen aanbrengen in hun verloning, wordt ook de grondslag voor het vakantiegeld aangepast. Dit is echter niet het geval voor het deel van het budget dat is opgebouwd uit vakantiegeld. Over vakantiegeld hoeft immers geen vakantiegeld te worden berekend.Het verkopen van verlof leidt altijd tot een hoger brutoloon wat eventueel gevolgen kan hebben voor toeslagen (zorg of huur) die een werknemer ontvangt.

Ja, dat kan zeker! Het maakt hierbij niet uit of de Flexibele Benefits via een netto werkgeversbijdrage of bruto/netto salaris uitruil wordt aangeboden. In het Alleo platform zijn de bronnen (bruto salaris / vakantiegeld) in beide modules aan elkaar gekoppeld, waardoor een werknemer nooit meer kan besteden dan zij tot haar beschikking heeft.

Het voordeel voor de werknemer is meer controle over bestaande salariscomponenten. Niet elke werknemer heeft dezelfde behoeften op dezelfde momenten; niet iedereen wil in de zomer op vakantie en het ene jaar wil je wellicht niet iets meer verlof opnemen dan in het voorgaande jaar.

In een notendop verloopt de verwerking als volgt:

- Op maandelijkse basis levert de werkgever de benodigde gegevens per werknemer aan via een export naar de Alleo Portal.

- Alleo verwerkt de aangeleverde export en maakt de bedragen en balansen beschikbaar voor de werknemers in het Alleo platform.

- De mutaties gemaakt door werknemers (uitbetalingen / aan en verkoop verlof) worden maandelijks verwerkt door de werkgever).

Naast de standaard gegevens zoals naam en e-mailadres zijn de volgende gegevens nodig:

| Maandelijkse opbouw Bruto salaris / vakantiegeld / 13de maand (afhankelijk van de bron).

| Flex Verlof: Bruto uurloonBalans bovenwettelijke verlofurenBalans wettelijke verlofuren (optioneel)

- Bruto uurloon
- Balans bovenwettelijke verlofuren
- Balans wettelijk verlofuren (optioneel)

Een Individueel Keuze Budget (IKB) of Persoonlijk Keuze Budget (PKB) is een flexibel budget dat je werknemers de mogelijkheid biedt om zelf keuzes te maken in hun arbeidsvoorwaarden. Dit kan gebruikt worden voor extra verlofdagen, opleidingen, of een financiële uitkering. Binnen de Alleo omgeving kun je eenvoudig een IKB/PKB toewijzen.

Ons systeem is zo ingericht dat jij als organisatie vrij bent om een budgetbron (Vakantiegeld, 13e maand of een combinatie) te definiëren en deze te koppelen aan gewenste acties en bestedingsdoelen.

Per actie of bestedingsdoel kan je zelf spelregels toevoegen. Denk hierbij aan het maximaal bijkopen van verlof of het uitruilen van een bepaald bedrag binnen de vrije ruimte van Werkkostenregeling (WKR).Binnen Alleo kun je dus gemakkelijk verschillende variaties van het IKB/PKB lanceren, afgestemd op de behoeften van jouw organisatie en werknemers.

De flexibele benefits module is in feite het Cafetariamodel in een modern jasje. Lees hier meer over deze module en hoe dit via Alleo aangeboden kan worden aan jouw werknemers.