Help de WKR vrije ruimte zit (bijna) vol! 11 Slimme tips & tricks om toch extraatjes te geven.

Ben je op zoek naar frisse ideeën om je team te belonen, te motiveren en gezond te houden, zonder je hele budget aan de werkkostenregeling (WKR) kwijt te raken? Goed nieuws: er zijn creatieve en fiscaal slimme manieren om meer uit je WKR-budget te halen, wij hebben 11 tips voor je op een rij gezet. Van een dagelijkse gezonde lunch die niet ten koste gaat van je WKR, tot bedrijfsfitness op locatie zonder fiscale hoofdpijn. We duiken ook in de voordelen van een leasefiets van de zaak en het flexibel kopen of verkopen van vakantiedagen. Plus, ontdek hoe je met evenementen via een personeelsvereniging en een slim mobiliteitsbudget het meeste uit je budget haalt. Deze gids laat je zien hoe je al deze voordelen kunt bieden zonder de WKR-limieten te overschrijden.

‍

In dit artikel lees je 11 tips met minimale impact op je vrije ruimte WKR:

‍
1. Lunchkosten werknemersbijdrage

2. Bedrijfsfeest via personeelsvereniging/werknemersbijdrage

3. Sportieve teambuilding activiteiten

4. Vrijgestelde werkkleding/uitrusting

5. Collectieve zorgverzekering

6. De leasefietsregeling

7. Vakantiedagen kopen/verkopen vanuit bruto salaris

8. Mobiliteitsbudget

9. Uitruilen looncomponenten

10. Leer & Ontwikkel budget

11. De kleine geschenkenregeling

‍

Eerst even terug, hoe bereken je de WKR eigenlijk?

Om de Werkkostenregeling (WKR) te berekenen, tel je de totale fiscale loonsom van alle medewerkers bij elkaar op. Voor 2024 pas je vervolgens 1,92% toe als vrije ruimte over de eerste €400.000 van de totale fiscale loonsom. Voor het bedrag boven de €400.000 geldt een vrije ruimte van 1,18%. Binnen deze vrije ruimte kun je als werkgever vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan werknemers geven. Als de totale vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte overschrijden, betaal je 80% eindheffing over het meerdere.

‍

1. Lunchkosten vergoeding

Stimuleer teamgeest en gezonde gewoonten tijdens de lunch! 


Als jouw bedrijf lunch verzorgt of deels betaalt voor lunches die een cateringbedrijf levert, dan ziet de belastingdienst de waarde van die lunches als extra inkomen voor je werknemers. Dit betekent dat je per lunch, per werknemer €3,90 (normbedrag 2024) moet optellen bij het inkomen. Dit extra bedrag wordt gezien als loon, dus je moet er loonbelasting en sociale premies over betalen. Dat kan de kosten van de lunch behoorlijk verhogen!

Hoe ga je hier als werkgever slim mee om?

Door werknemers een eigen bijdrage te laten leveren voor hun maaltijd, kun je efficiënt ruimte besparen binnen de vrije ruimte van de WKR. Deze aanpak zorgt ervoor dat de kosten van de lunches niet volledig op jou als werkgever rusten. Wanneer een werknemer bijdraagt aan de kosten van de maaltijd, mag je het resterende bedrag als loon beschouwen. Je hebt bovendien de optie om dit loon als eindheffingsloon in de vrije ruimte aan te wijzen, waardoor je de WKR-ruimte vrijhoudt voor andere voordelen.

Hoe bereken je deze kosten?

Deelnemers bijhouden: Houd nauwkeurig bij wie er gebruikmaakt van de lunch en inhoud €3,90 per lunch van het salaris. Een administratieve uitdaging, maar noodzakelijk voor de nauwkeurigheid.

Gebruik de formule van de belastingdienst: dit maakt de berekening eenvoudiger door niet elke afwezigheid individueel te hoeven registreren. Deze formule gaat uit van 214 werkdagen: dit is een schatting van het aantal werkdagen in een jaar, na aftrek van weekenden, nationale feestdagen en gemiddelde vakantiedagen.

Formule belastingdienst:

((214 * 3,90 * (het gemiddeld aantal dagen per week dat iemand werkt / 5 ) ) / 12 ) (13 bij mensen die per 4 weken verloond worden).

Voorbeeld: Een werknemer die fulltime werkt: ( 214 x 3,90 x 5 / 5 ) / 12 = € 69,55.

‍

2. Bedrijfsfeest via Personeelsvereniging / werknemersbijdrage

Misschien herken je dit wel: een groot deel van je vrije budget binnen de WKR gaat op aan één bedrijfsfeest of uitje, zoals een wintersport of weekendje weg. Deze events zijn natuurlijk super voor de sfeer en betrokkenheid van je team, maar er is een slimme manier om meer uit je budget te halen. Hoe? Door het feest via een personeelsvereniging te organiseren en een bijdrage van de werknemers te vragen.

Plus, als werkgever mag je wat werknemers inleggen zelfs verdubbelen, en dat op een fiscaal voordelige manier. Dit trucje zorgt ervoor dat je meer geld overhoudt voor andere leuke teamactiviteiten, zonder dat je over je WKR-limiet gaat. Zo blijft je feestje net zo geweldig, met een top DJ en een onvergetelijke award show, én kun je de WKR gebruiken voor andere mooie extra's voor je team, zoals gezondheidsprogramma's of sportabonnementen.

‍

Voorwaarden personeelsvereniging

Om de inzet via de personeelsvereniging succesvol buiten de WKR te houden, is het belangrijk om aan een aantal voorwaarden te voldoen:

1. De personeelsvereniging moet onafhankelijk zijn;
2. De vereniging mag geen uitkeringen of verstrekkingen doen aan werknemers;
3. De werkgever mag niet meer bijdragen aan de kas van de personeelsvereniging dan de werknemers;
4. Minimaal driekwart van de werknemers van dezelfde locatie mogen deelnemen;
5. Er wordt op incidentele basis iets georganiseerd dat niet als financiële compensatie wordt beschouwd; een bedrijfsfeest of teambuilding activiteit bijvoorbeeld.

‍

4 bedrijfsevenementen die de WKR niet raken

1. Een bedrijfsuitje gericht op samenwerken of communiceren binnen de reguliere werktijden valt buiten de WKR;
2. Zakelijke bijeenkomsten zoals vergaderingen of conferenties worden niet als beloning gezien en vallen buiten de WKR;
3. Het organiseren van een dag buiten de deur met zowel vaste als nieuwe klanten, gericht op inspiratie en netwerken, valt ook buiten de WKR;
4. Activiteiten die volledig plaatsvinden op de werklocatie en gericht zijn op het team, zonder dat deze een directe financiële belasting vormen, worden niet meegerekend binnen de WKR.

‍

3. Sportieve teambuilding activiteiten

Fitte werknemers zijn blije werknemers. Door fitnessfaciliteiten op locatie aan te bieden, investeer je in het welzijn van je team zonder je WKR-budget aan te spreken. Win-win! Hoe? Overweeg bijvoorbeeld het inrichten van een specifieke ruimte waar teamleden onder begeleiding van een gekwalificeerde fitnessleraar samen kunnen trainen. Voor deze verstrekking geldt onder de WKR een nihilwaardering, wat betekent dat het geen invloed heeft op de beschikbare WKR-ruimte.

Een andere mogelijkheid is het organiseren van een sportevenement zoals een hardloopwedstrijd of padeltoernooi waar werknemers aan deelnemen. Deze activiteiten kunnen, afhankelijk van de opzet, buiten de WKR vallen als ze bijdragen aan teambuilding. 

Evenementen georganiseerd door de werkgever, zoals een hardloopwedstrijd of een ander sportevenement, kunnen onder bepaalde voorwaarden buiten de werkkostenregeling (WKR) vallen. Dit is met name het geval wanneer ze als onderdeel van een gezondheidsbeleid of teambuilding activiteiten kunnen worden beschouwd. Hier zijn enkele voorbeelden van situaties waarin dergelijke evenementen potentieel buiten de WKR kunnen vallen:

• Teambuilding activiteiten: Als het sportevenement primair gericht is op het bevorderen van de teamgeest en samenwerking binnen het bedrijf, en minder op het sportieve element zelf, kan het worden beschouwd als een teambuildingactiviteit. Teambuilding activiteiten die essentieel zijn voor het functioneren van het team en het verbeteren van de werksfeer kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, buiten de WKR vallen.
• Gezondheidsbeleid: Evenementen die duidelijk onderdeel uitmaken van een door de werkgever opgezet gezondheidsbeleid kunnen mogelijk ook buiten de WKR vallen. Dit betreft activiteiten die gericht zijn op het verbeteren of behouden van de gezondheid van de werknemers, zoals workshops over gezond leven, sportdagen, of het beschikbaar stellen van faciliteiten gericht op preventie van werkgerelateerde gezondheidsproblemen.
• Open en vrijwillige deelname: Evenementen waar alle werknemers aan kunnen deelnemen op vrijwillige basis, zonder extra kosten of implicaties voor diegenen die kiezen niet deel te nemen, hebben een grotere kans om buiten de WKR te vallen. Dit omdat ze minder als een direct voordeel of beloning voor specifieke werknemers worden gezien.

• Onderdeel van een educatief of trainingsprogramma: Sportieve evenementen die als onderdeel van een educatief of professioneel ontwikkelingsprogramma worden georganiseerd, kunnen onder bepaalde omstandigheden als noodzakelijk voor de functie-uitoefening worden beschouwd. Dit zou kunnen betekenen dat ze niet als loon worden gezien en daarom buiten de WKR kunnen vallen.
• Evenementen buiten werktijd en locatie: De locatie en het tijdstip van het evenement kunnen ook van invloed zijn. Evenementen die geheel buiten werktijd en op externe locaties plaatsvinden zonder dat deelname verplicht wordt gesteld, zouden onder bepaalde omstandigheden buiten de WKR kunnen vallen.

Het is belangrijk om te benadrukken dat de fiscale behandeling van dergelijke evenementen afhankelijk is van de specifieke details en hoe deze binnen de regels van de WKR passen. Het is daarom aan te raden om voor specifieke situaties advies in te winnen bij een fiscaal adviseur of direct bij de Belastingdienst.

‍

4. Vrijgestelde werkkleding/uitrusting

Zet jij je team graag in de schijnwerpers met stijlvolle bedrijfskleding?

Goed nieuws: het aanbieden van werkkleding die aan specifieke voorwaarden voldoet - denk aan kleding met het bedrijfslogo, die uitsluitend tijdens werkuren gedragen wordt - valt buiten de WKR. Dit betekent dat je jouw werknemers kunt uitrusten met alles wat ze nodig hebben om er op hun professioneel best uit te zien, zonder dat je je druk hoeft te maken over fiscale bijtellingen. Bovendien, oogtesten en (scherm)brillen van de baas gaan ook niet ten koste van de vrije ruimte. Dit biedt een moderne oplossing en voldoet aan de verplichting om te zorgen voor de oog-gezondheid van je team, en dat allemaal fiscaal vriendelijk. 

‍‍

5. Collectieve zorgverzekering 

Wil je jouw team niet alleen vitaal en betrokken houden, maar ook financieel een handje helpen? Het introduceren van een collectieve zorgverzekering is een krachtig signaal naar je team waarin je als werkgever uitstraalt dat gezondheid en welzijn hoog in het vaandel staan. Deze benefit valt buiten de WKR, omdat het gezien wordt als een bijdrage aan de gezondheid van je medewerkers, wat het algemene welzijn ten goede komt en niet als belastbaar inkomen wordt beschouwd. Let wel op: houd je aan die wettelijke grens van 5% korting op zorgverzekeringen, zo zorg je op een fiscaal vriendelijke manier voor een gezonder en gelukkiger team.

‍

6. De leasefietsregeling

Stimuleer het typisch Nederlandse fietsgevoel en moedig een gezondere en duurzamere manier van reizen onder je werknemers aan door het aanbieden van een fiets van de zaak. Met een leasefietsregeling profiteren je werknemers van een aantrekkelijke fiscale regeling, waarbij slechts 7% bijtelling over de waarde van de fiets geldt. Dit resulteert in een aanzienlijke besparing voor de werknemers, terwijl het voor jou als werkgever vaak fiscaal aantrekkelijk kan zijn wanneer je een bijvoorbeeld een bijdrage van €20,- per maand per medewerker levert. Optioneel kan je, een deel van de, of de volledige maandelijkse leasekosten op je nemen.

Deze bijdrage compenseert de besparing op de sociale lasten die je realiseert. Zo ondersteunt deze regeling niet alleen gezondere levensstijl en duurzame mobiliteit, maar is het ook een slimme manier om bij te dragen aan het welzijn van je team zonder extra kosten.

‍

7. Vakantiedagen kopen/verkopen vanuit bruto salaris 

Vinden we niet allemaal vrije tijd en een goede werk-privé balans heel belangrijk? Geef je team de vrijheid om te kiezen tussen meer vakantie of meer salaris met een flexibele verlofregeling, en speel in op de diverse wensen en levensfasen van je werknemers. Het kopen van vakantiedagen kan buiten de WKR om vanuit het brutosalaris van de werknemer. Hierdoor kunnen werknemers fiscaal voordelig extra vrije dagen kopen of juist een hoger salaris ontvangen door dagen te verkopen. Deze regeling valt buiten de WKR en biedt zowel voor werkgever als werknemer een win-win situatie.

Benieuwd hoe dit precies werkt? Lees er alles over in deze whitepaper over het Moderne Cafetaria Model.

‍

8. Mobiliteitsbudget

Met hybride werken als de norm is de behoefte aan mobiliteit veranderd.

Een mobiliteitsbudget is een flexibele en moderne oplossing voor de reiskostenvergoeding. Je kan jouw team een vast bedrag geven dat zij naar eigen voorkeur kunnen besteden aan vervoersmiddelen, zoals openbaar vervoer, of zelfs deelmobiliteit. Dit budget kan zo geoptimaliseerd worden dat het niet alleen bijdraagt aan duurzame mobiliteit maar ook fiscaal aantrekkelijk is. Het mobiliteitsbudget kan zo  worden ingericht dat het, afhankelijk van de invulling, buiten de WKR valt of binnen de vrije ruimte optimaal benut wordt.

Benieuwd hoe dit precies werkt? Lees er alles over in de WKR Gids 2024.

‍

9. Uitruilen looncomponenten

Om looncomponenten buiten de WKR uit te ruilen, kun je specifieke vergoedingen en verstrekkingen gebruiken die als gerichte vrijstelling gelden of een nihiltarief hebben. De meest voorkomende looncomponenten zijn vakantiegeld, bovenwettelijke vakantiedagen, en een bonus of 13e maand. Voorbeelden hiervan zijn reiskostenvergoedingen (€0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer), vergoedingen van een fiets voor het woon-werkverkeer, en onbelaste vergoedingen voor thuiswerken. Deze opties vallen niet onder de vrije ruimte van de WKR omdat ze door de Belastingdienst zijn vrijgesteld. Door de bruto looncomponenten uit te ruilen voor deze specifiek vrijgestelde vergoedingen, kunnen werknemers profiteren van een fiscaal voordeel zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte van de werkgever.

‍

10. Leren & Ontwikkel budget

Het toewijzen van een budget voor het leren en ontwikkelen van je medewerkers is een no-brainer om professionele groei te stimuleren. Een pluspunt is dat het ook fiscaal vriendelijk kan zijn. Dit komt doordat deze investeringen, mits ze voldoen aan de juiste criteria, in aanmerking kunnen komen voor gerichte vrijstellingen binnen de WKR. Zo'n vrijstelling is mogelijk wanneer de opleiding, cursus, of training direct bijdraagt aan de benodigde kennis en vaardigheden voor de baan - óf de werknemer helpt in dienst te blijven. De kosten moeten direct gerelateerd zijn aan de educatie, zoals inschrijfgelden, materialen voor het leren, en reiskosten. Door slim gebruik te maken van deze regeling, ondersteun je niet alleen de professionele ontwikkeling van je team, maar doe je dit ook op een kostenefficiënte manier.

‍

11. De kleine geschenkenregeling

Wil je een werknemer een leuke attentie geven, bijvoorbeeld een bloemetje voor een 10-jarig jubileum of een kraamcadeau voor een nieuwe ouder? Dat kan belastingvrij met de kleine geschenkenregeling. Hier zijn de spelregels:

• Het cadeau moet een persoonlijke attentie zijn voor bijzondere gelegenheden zoals een jubileum, bruiloft of geboorte.
• Je mag geen geld of waardebonnen geven; het cadeau moet een fysiek product zijn.
• De waarde van het cadeau, inclusief btw en eventuele verzendkosten, mag niet meer dan €25 zijn.


‍

Met deze regeling kun je als werkgever op een leuke manier iets extra's doen voor je werknemers zonder dat hier belasting over betaald moet worden.

‍

Flexibele benefits met Alleo

Met de juiste aanpak en trucs, zoals hierboven beschreven, kunnen werkgevers de waarde van hun arbeidsvoorwaardenpakket aanzienlijk verhogen zonder de limieten van de WKR te overschrijden. Dit draagt bij aan een verhoogde tevredenheid en loyaliteit onder je huidige medewerkers en maakt je organisatie nog aantrekkelijker voor toekomstig talent.