De werkkostenregeling (WKR) voor werkgevers. Hoe werkt die precies?

De werkkostenregeling (WKR) voor werkgevers. Hoe werkt die precies?

In 2015 is de werkkostenregeling ingesteld in Nederland. Vanaf dat moment zijn maar liefst 29 regelgevingen in één klap vervangen door één regeling. Superhandig, natuurlijk, maar toch brengt de WKR nog vaak vragen met zich mee. Vragen die we in deze blog zullen beantwoorden.

Dus, hoe zit de werkkostenregeling precies in elkaar? En hoe kan de Alleo app helpen om de maximale waarde te creëren? In deze blog leggen we je uit hoe het zit.

Wat is de werkkostenregeling precies?

Eerst even de term ontleden. De werkkostenregeling is een regeling voor de kosten die jij als werkgever voor je werknemers vergoedt. De regeling houdt in dat niet al deze kosten worden belast. De overheid heeft al voor je vastgesteld welke kosten dat zijn.

De onbelaste ‘ruimte’ waarbinnen je bepaalde kosten belastingvrij mag aangeven, wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Hoe groot die vrije ruimte is, en daardoor het belastingvrije budget, hangt af van de loonsom van het bedrijf. Vanaf januari 2023 mag je maximaal 3% van de fiscale loonsom tot €400.000 plus 1,18% van de restanten van die loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen.

Voor de vergoedingen daarboven betaal je een eindheffing van 80%. Niet alle vergoedingen en verstrekkingen zullen ten koste van de vrije ruimte gaan. Er zijn namelijk nog andere opties. Wanneer je als werkgever iets van je werknemer vergoedt zijn er verschillende opties:

- Een gerichte vrijstelling;

- Nihilwaardering;

- Intermediaire kosten;

Vrije ruimte werkkostenregeling

Op Prinsjesdag 2022 maakte het kabinet bekend dat het de vrije ruimte over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom wilde verhogen met 0,22 procentpunt, waardoor de vrije ruimte van 1,7% naar 1,92% zou gaan. Uiteindelijk is dit verandert naar een eenmalige extra verhoging, waardoor de vrije ruimte vanaf 2023 van 1,7% naar 3% stijgt. Bij een loonsom van precies € 400.000 stijgt de vrije ruimte hierdoor van € 6.800 naar € 12.000.

Dit vinden we goed nieuws, natuurlijk, want daardoor hebben werkgevers een stuk meer belastingvrij budget om voor hun werknemers beschikbaar. Vanaf januari 2024 zal de vrije ruimte weer 1,92% zijn.

Welke kosten vallen onder de vrije ruimte?

Als werkgever ben je redelijk vrij om de WKR in te vullen zoals jij wilt. Er zijn natuurlijke de welbekende skitripjes en werkuitjes, maar er zijn nog veel meer soorten vergoedingen die onder de vrije ruimte vallen, ook zaken waar werknemers privé voordeel van hebben:

- Sportabonnementen bij een sportschool of yogastudio;

- Coaching met een focus op persoonlijke ontwikkeling en wellbeing;

- kerstpakketten;

- toegang tot co-working spaces;

- kinderopvang.

Je kunt de vrije ruimte in de werkkostenregeling tot op zekere hoogte vrij besteden aan kosten, vergoedingen of giften voor je werknemers. Waar Alleo jou mee helpt is de WKR flexibel inzetten. Door de WKR te veranderen in budget wat werknemers kunnen gebruiken op ons platform, kunnen ze zelf kiezen waar ze het aan besteden. Dit biedt fiscale voordelen voor werkgevers, aangezien het de mogelijkheid biedt om belastingvrije vergoedingen op een flexibele manier te verstrekken.

Nihilwaardering

Naast de WKR zijn er een aantal nihilwaarderingen voor bepaalde kosten voor werknemers. Deze kosten worden als ‘nihil’ gezien en tellen niet mee voor de WKR. De belastingdienst heeft vastgesteld dat deze nihilwaardering alleen geldt voor voorzieningen die ook op de werkplek gebruikt worden. Iedere vorm van salaris is van deze regeling uitgesloten. Onder de nihilwaardering vallen o.a.:

- Voorzieningen die werknemers op de werkplek gebruiken;

- consumpties op de werkplek die niet onderdeel zijn van een maaltijd, zoals thee, koffie of soep;

- werkkleding;

- OV-abonnementen voor woon-werkvervoer;

- voorzieningen voor het thuiskantoor.

Dat wat je niet gericht vrijgesteld hebt, of als nihil gewaardeerd is, moet aangemerkt worden als individueel loon of eindheffingsloon, waardoor het dus weer wél binnen de vrije ruimte valt.

Welke kosten behoren niet tot de vrije ruimte?

Naast de kosten die binnen de vrije ruimte van de WKR vallen, zijn er ook kosten die daarbuiten vallen en ook niet als nihil gewaardeerd kunnen worden. Dit zijn kosten zoals:

- Intermediaire kosten: kosten die een medewerker voor zijn werkgever maakt. Zoals een zakelijke lunch die wordt voorgeschoten. Deze kan onbelast worden vergoed, omdat het niet als salaris wordt gezien. Dit zal dan niet ten koste van de vrije ruimte gaan.

- Gerichte vrijstellingen: er zijn gerichte vrijstellingen die onbelast vergoed kunnen worden, maar geen invloed hebben op je vrije ruimte. Daar vallen zoals reiskosten tot € 0,19 per kilometer, abonnementen voor het OV, maaltijden bij overwerk, verhuiskosten vanwege werk en het aanvragen van de VOG onder.

- Een leasefiets via het fietsplan. De leasefiets valt tegenwoordig buiten de WKR omdat werknemers een leasefiets kunnen financiëren vanuit hun brutoloon.

De WKR flexibel en effectief inzetten via Alleo

Zoals we al eerder zeiden, zijn er ook andere manieren om de WKR te gebruiken dan de clichés. Via Alleo kun je de WKR inzetten als flexibel budget wat werknemers kunnen besteden op ons platform, aan benefits die ze zelf (en ook écht) willen. Zo geef je je werknemers precies waar ze behoefte aan hebben. Die flexibele en persoonlijke compensatie zorgt voor echte engagement.

Wat is Alleo precies?

Flexibele benefits: Laat je werknemers een persoonlijk benefits-pakket samenstellen uit een breed aanbod van benefits. Via onze marktplaats kiezen ze benefits die passen bij hun behoeften.

Benefits voor iedereen: Geef je medewerkers onbeperkte toegang tot trainingen en belangrijke steun voor hun mentale gezondheid en financieel welzijn.

Cultuur en belonen: Stel zelf bonussen in die passen bij de doelstellingen van jouw bedrijf. Is er iemand jarig of er is er een ander hoogtepunt om te vieren? Laat werknemers hun eigen cadeau kiezen.

Perks: Geef je medewerkers kostenneutraal toegang tot verschillende collectieve kortingen en perks.

Flexibel salaris: Geef flexibel toegang tot bestaande salariscomponenten, zoals vakantiegeld en bonussen, en verhoog de koopkracht van je werknemers.

Flexibel pensioen: Of ze nu aan het sparen zijn voor hun pensioen of een renovatie: geef je medewerkers de mogelijkheid flexibel hun financiële zaken te regelen. Zo zorg jij ervoor dat ze hun financial wellbeing op een rijtje houden.

Alle compensatie – ook huidige benefits – is geïntegreerd in een mobiele app in de stijl van jouw bedrijf. Zo kunnen medewerkers het allemaal vinden op een centrale plek. Daarnaast regelt Alleo alle administratieve zaken, inclusief de onboarding en offboarding van je werknemers.